入社日が決まったら、次は書類です。
入社時に出す書類は、前の会社からもらう物、自分で用意する物、新しい会社でもらって書く物の3種類に分かれます。このうち一番やっかいなのが最初の「前の会社からもらう物」で、辞めたあとに気づくと連絡を取り直すことになります。
この記事では、入社時に提出する書類の早見表と、退職のときにもらい忘れやすい3点をまとめます。
入社時に提出する書類7つ
会社によって多少違いますが、だいたいこの7つです。
| 書類 | どこで手に入れる | いつまでに |
|---|---|---|
| 基礎年金番号がわかるもの（年金手帳・基礎年金番号通知書） | 自分で保管。会社が預かっていれば退職時に返却される | 入社日 |
| 雇用保険被保険者証 | 前の会社（会社が保管していることが多い） | 入社日 |
| 源泉徴収票（前職分） | 前の会社。退職後に発行される | 年末調整まで |
| マイナンバーがわかるもの | 自分（マイナンバーカード・通知カード・住民票） | 入社日 |
| 給与振込先の口座情報 | 自分（通帳・キャッシュカード） | 入社日 |
| 扶養控除等申告書 | 新しい会社でもらって記入する | 入社日 |
| 健康診断書 | 会社の指示による（自分で受診する場合あり） | 会社の指定日 |
このほか、会社によっては住民票記載事項証明書、卒業証明書、資格の証明書、身元保証書などを求められることがあります。内定後にもらう案内に一覧が書いてあるので、そこを確認するのが確実です。
退職のときにもらい忘れやすい3点
上の7つのうち、前の会社から受け取る必要があるのはこの3つだけです。ここさえ押さえておけば、残りは自分の手元にある物と、新しい会社で書く物になります。
| もらう物 | 何に使うか | 受け取る時期の目安 |
|---|---|---|
| 雇用保険被保険者証 | 新しい会社での雇用保険の手続き | 最終出社日から退職後 |
| 源泉徴収票 | 新しい会社での年末調整 | 退職後（最後の給与が確定してから） |
| 基礎年金番号がわかるもの | 厚生年金の手続き | 会社が預かっていれば退職時 |
源泉徴収票だけは、最終出社日には出ません。最後の給与額が確定してからでないと作れないためです。所得税法では退職後1か月以内に交付することになっているので、1か月たっても届かないときは前の会社の総務に連絡します。
なお、健康保険証はもらう物ではなく、返す物です。最終出社日に返却します。返却物については退職届の書き方と引き継ぎの進め方にまとめています。
年金手帳は今どうなっているのか
ここは少しややこしいので整理しておきます。
- ✓年金手帳は2022年4月に新規発行が終了しました
- ✓代わりに「基礎年金番号通知書」が発行されます
- ✓すでに年金手帳を持っている人は、そのまま使えます（無効にはなっていません）
つまり、会社が求めているのは手帳そのものではなく「基礎年金番号がわかること」です。どちらも見当たらない場合は、ねんきん定期便でも番号を確認できますし、年金事務所で再発行もできます。
源泉徴収票が入社日に間に合わないとき
これはよくあることなので、慌てなくて大丈夫です。
新しい会社が源泉徴収票を求めるのは年末調整のためで、入社日に必要なわけではありません。その年の年末調整までに間に合えばよい書類です。
| 状況 | どうするか |
|---|---|
| 年末調整までに届いた | 新しい会社に提出。まとめて年末調整してもらえる |
| 年末調整に間に合わなかった | 自分で確定申告する（翌年2月から3月） |
| その年に前職の給与がまったくない | そもそも不要 |
間に合わなくても、確定申告で調整できます。
退職に関わるお金の手続きは退職するときの税金・社会保険の落とし穴にまとめました。住民税は辞める時期で扱いが変わるので、あわせて確認しておくと安心です。
健康診断書が必要と言われたら
会社によって扱いが分かれます。
- ✓会社が指定する病院で受ける（費用は会社負担のことが多い）
- ✓自分で受けて診断書を提出する（費用が自己負担のことがある）
- ✓入社後の定期健診に含める（入社時は不要）
自分で受ける場合、結果が出るまで1週間ほどかかることがあります。入社日ぎりぎりに予約すると間に合いません。案内をもらったらすぐ動くのが安全です。
提出前チェックリスト
入社日の前夜に、これだけ見直してください。
- ✓基礎年金番号がわかるものは手元にあるか
- ✓雇用保険被保険者証は前の会社から受け取ったか
- ✓マイナンバーがわかるものを用意したか（扶養家族がいる場合は家族の分も）
- ✓給与振込先の口座番号がわかる物を持ったか
- ✓会社からの案内に書かれた書類を、もう一度読み返したか
- ✓印鑑が必要かどうか確認したか
持ち物や服装については工場入社前に準備するものリストにまとめています。
私の場合：順番を守ると書類も落ち着いて準備できる
書類の前の段階の話になりますが、私は内定をもらったあと、まず労働条件通知書の内容を確認し、納得してから内定を承諾し、そのあとで会社に退職を切り出しました。
この順番だと、退職日が決まってから書類の準備に入れるので、あわてずに済みます。逆に承諾より先に退職を切り出してしまうと、条件面で気になる点が出てきたときに戻る場所がなくなります。
労働条件通知書のどこを見るかは労働条件通知書のどこを見る？にまとめました。
まとめ
| 項目 | 中身 |
|---|---|
| 入社時に出す書類 | 年金・雇用保険・源泉徴収票・マイナンバー・口座・扶養控除等申告書・健康診断書 |
| 前の会社からもらう物 | 雇用保険被保険者証／源泉徴収票／基礎年金番号がわかるもの |
| 源泉徴収票 | 退職後1か月以内に発行。年末調整までに間に合えばよい |
| 年金手帳 | 2022年4月に新規発行終了。基礎年金番号がわかればよい |
| 健康保険証 | もらう物ではなく、最終出社日に返す物 |
書類は数が多く見えますが、前の会社からもらう3点さえ押さえておけば、あとは手元にある物と新しい会社で書く物だけです。退職日が決まったら、この3点を総務に確認しておくと、入社日に慌てずに済みます。
企業型の確定拠出年金に入っていた場合は、別に移換の手続きが必要です。放置すると不利になるので、企業型DCは6か月以内に移換をもあわせて確認してください。